Política de tratamiento de datos personales en los sitios web
1. Responsable del tratamiento
Razón social: COMERCIAL TONKIN S.A.S.
NIT: 900.101.671-0
Domicilio: Calle 45A No. 54-17, Medellín, Antioquia
Teléfono: (604) 511 2157
Sitios web: www.comercialtonkin.com y www.marcamacao.com
Canal para ejercer derechos: Formulario de PQRS de los Sitios, tipo de solicitud “Protección de datos personales”
Área responsable: Área Administrativa
2. Marco nominativo y alcance
COMERCIAL TONKIN S.A.S. (en adelante, “Tonkin”) adopta esta Política en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014), la Ley 1266 de 2008 en lo que resulte aplicable y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
La Política aplica a los datos personales que Tonkin trata en bases físicas o digitales, incluidos los recolectados a través de los Sitios, respecto de: contactos y prospectos comerciales; clientes, distribuidores y sus representantes y contactos; proveedores y contratistas; trabajadores, extrabajadores y candidatos; accionistas; y visitantes de sus instalaciones. La información de personas jurídicas no es dato personal, pero sí lo son los datos de sus representantes, empleados y contactos.
3. Definiciones
- Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
- Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos biométricos o de salud.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Responsable: quien decide sobre la base de datos o el tratamiento; en esta Política, Tonkin.
- Encargado: quien trata datos por cuenta del Responsable.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transmisión: comunicación de datos a un Encargado para que los trate por cuenta de Tonkin.
- Transferencia: envío de datos a otro Responsable, dentro o fuera de Colombia.
- Aviso de privacidad: comunicación que informa al titular sobre esta Política y las finalidades del tratamiento.
4. Principios
Tonkin aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. Solo recolecta los datos necesarios para la finalidad informada.
5. Datos que se recolectan a través de los sitios
Los Sitios no tienen registro de usuarios, cuentas, carrito de compras ni pasarela de pagos, y no recolectan datos financieros. A través de los formularios de Contáctenos y PQRS, Tonkin recolecta: nombre, empresa, NIT, cargo, ciudad, correo electrónico, teléfono, tipo de solicitud, mensaje y documentos adjuntos. De la navegación se obtienen datos técnicos como dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, páginas visitadas y cookies (numeral 12).
Se solicita no incluir datos sensibles ni datos de menores de edad en los mensajes enviados.
6. Finalidades del tratamiento
6.1 Contactos y prospectos que usan los Sitios:
- Atender la solicitud y remitirla al asesor comercial que corresponda, quien es trabajador de Tonkin.
- Contactar al titular por el medio que indicó para enviar cotizaciones, catálogos, fichas técnicas e información del portafolio.
- Tramitar peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
- Verificar la existencia de la empresa y adelantar el conocimiento del cliente antes de iniciar una relación comercial.
- Enviar novedades, lanzamientos e invitaciones comerciales, solo cuando el titular lo haya autorizado en la casilla opcional dispuesta para ello.
- Elaborar estadísticas generales de las solicitudes recibidas y mejorar los contenidos de los Sitios.
- Proteger la seguridad de los Sitios y prevenir el fraude.
6.2 Clientes y distribuidores:
- Gestionar cotizaciones, contratos, pedidos, facturación electrónica, cartera, recaudo, despachos, garantías, cambios y devoluciones.
- Realizar el conocimiento del cliente, la consulta en listas restrictivas y vinculantes (como OFAC y ONU) y, con autorización del titular, la consulta y reporte ante operadores de información financiera y crediticia conforme a la Ley 1266 de 2008. Las coincidencias por homonimia no implican responsabilidad del titular.
- Enviar comunicaciones comerciales y de servicio sobre el portafolio.
- Cumplir obligaciones tributarias, contables, aduaneras y cambiarias, y atender requerimientos de autoridades.
6.3 Proveedores y contratistas
Gestionar la relación contractual, pagos, facturación, debida diligencia, verificación de afiliación a seguridad social y cumplimiento de obligaciones legales.
6.4 Trabajadores, extrabajadores y candidatos
Adelantar procesos de selección, vinculación, ejecución y terminación de la relación laboral, nómina, seguridad social, seguridad y salud en el trabajo, expedición de certificaciones y protocolos del sistema de gestión en control y seguridad (BASC). El detalle de estas finalidades consta en la autorización que firma cada trabajador o candidato.
6.5 Accionistas
Convocar y celebrar asambleas, pagar dividendos, llevar el libro de registro de accionistas y enviar comunicaciones societarias.
6.6 Visitantes de las instalaciones
Registrar el ingreso y operar sistemas de videovigilancia para la seguridad de personas, bienes e información. Las zonas videovigiladas están señalizadas.
En todos los casos, Tonkin podrá usar los datos para cumplir obligaciones legales y ejercer o defender sus derechos.
7. Datos sensibles y menores de edad
El suministro de datos sensibles es facultativo. Cuando Tonkin necesite tratarlos (por ejemplo, datos biométricos de trabajadores para control de acceso), informará su carácter sensible, que el titular no está obligado a autorizar su tratamiento y obtendrá autorización explícita.
Los Sitios están dirigidos a empresas y no a menores de edad. Tonkin no recolecta datos de niños, niñas o adolescentes a través de los Sitios; si los recibe, los suprimirá. Cualquier tratamiento excepcional de estos datos respetará el interés superior del menor y contará con autorización de su representante legal.
8. Autorización
Tonkin obtiene la autorización del titular de forma previa, expresa e informada, por escrito, por medios electrónicos o mediante conductas inequívocas. En los Sitios, la autorización se otorga marcando la casilla del formulario, que nunca viene premarcada. Tonkin conserva prueba de cada autorización. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
9. Derechos de los titulares
El titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la SIC, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Tonkin.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, salvo cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- Acceder en forma gratuita a sus datos.
Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro.
10. Procedimiento para consultas y reclamos
Las consultas y reclamos se presentan a través del formulario de PQRS de los Sitios, seleccionando “Protección de datos personales”, e indicando la identificación del titular, la descripción de la solicitud, el medio para recibir respuesta y los documentos de soporte.
- Tramite: Consulta (art. 14 Ley 1581 de 2012). Término de respuesta: 10 días hábiles desde su recibo. Prórroga: Hasta 5 días hábiles más, informando el motivo antes del vencimiento.
- Tramite: Reclamo (art. 15 Ley 1581 de 2012) Término de respuesta: 15 días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Prórroga: Hasta 8 días hábiles más, informando el motivo antes del vencimiento.
Si el reclamo está incompleto, Tonkin requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a su recibo para que lo complete; si pasan 2 meses sin respuesta, se entenderá desistido. Recibido el reclamo completo, Tonkin incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en un término no mayor a 2 días hábiles.
11. Transmisión y transferencia de datos
Tonkin puede transmitir datos a encargados que le prestan servicios de alojamiento web, correo electrónico, gestión de clientes, facturación electrónica y transporte, con quienes suscribe contratos de transmisión en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.
Los datos recibidos a través de los formularios de los Sitios se comunican únicamente a los asesores comerciales de Tonkin, que son sus trabajadores y están sujetos a deberes de confidencialidad; esta comunicación interna no constituye transmisión ni transferencia de datos. Los Sitios se alojan en servidores ubicados en Colombia.
Cuando un proveedor tenga sus servidores fuera de Colombia, la transferencia o transmisión internacional se hará hacia países con nivel adecuado de protección según la SIC, o con autorización expresa del titular o bajo las demás excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Tonkin no vende ni cede bases de datos a terceros.
12. Cookies y tecnologías similares
Los Sitios usan únicamente cookies necesarias: pequeños archivos que se almacenan en el dispositivo del usuario y permiten el funcionamiento y la seguridad de los Sitios y de sus formularios. Los Sitios no usan cookies analíticas, publicitarias o de seguimiento, ni pixeles de terceros.
El usuario puede bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador, aunque algunas funciones de los Sitios podrían dejar de operar. Si Tonkin incorpora en el futuro cookies analíticas o publicitarias, actualizará esta Política y solicitará la aceptación previa del usuario mediante un aviso en los Sitios.
13. Seguridad de la información
Tonkin adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, entre ellas: cifrado de la comunicación en los Sitios (https), controles de acceso con cuentas individuales, copias de respaldo, acuerdos de confidencialidad y gestión de incidentes, alineadas con su sistema de gestión en control y seguridad (BASC). Los incidentes de seguridad se reportan a la SIC en los términos de su regulación.
14. Conservación y supresión
Titulares y término de conservación:
- Contactos web que no se convierten en clientes: Hasta 2 años desde el último contacto.
- Clientes, distribuidores, proveedores y contratistas: Mientras dure la relación y 10 años más, por los deberes de conservación de documentos del comerciante (art. 28 Ley 962 de 2005).
- Trabajadores y extrabajadores: Por los términos de las obligaciones laborales y de seguridad social.
- Videovigilancia: Por el tiempo estrictamente necesario para su finalidad.
Vencidos estos términos, los datos se suprimen o anonimizan.
15. Registro nacional de bases de datos
Tonkin tiene inscritas sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la SIC, incluida la base de contactos web y prospectos, y las mantiene actualizadas conforme al Decreto 1074 de 2015.
16. Vigencia y modificaciones
Esta Política rige desde su publicación en los Sitios. Los cambios sustanciales se informarán a los titulares a través de los Sitios antes de su implementación.